ShiftPlumКак посчитать рабочие часы за месяц по сменам
Чтобы посчитать рабочие часы за месяц, сложите фактическую длительность нужных смен, вычтите неоплачиваемые перерывы и разделите минуты на 60. Чаще всего ошибка возникает не в сложении, а в выборе событий: из-за границы месяца, дублей или оставшегося фильтра.
Сначала определите период и состав отчёта
Выберите начальную и конечную даты. Календарный месяц и период отчёта работодателя могут не совпадать. Решите, какой календарь и какую категорию событий считать, особенно если рядом с работой записаны личные встречи.
Разделяйте план и факт. Будущий график показывает ожидаемые часы. Для учёта прошедшего месяца исправьте изменившееся начало, окончание и перерывы по своим записям. Отметка о выполнении события сама по себе не фиксирует приход и уход.
Складывайте минуты, а затем переводите в часы
Допустим, за месяц было десять смен с 08:00 до 16:00 с неоплачиваемым перерывом 30 минут и четыре ночные смены с 20:00 до 08:00 следующего дня с перерывом 45 минут. В этом примере перевода часов нет.
| Смены | Минуты за смену после перерыва | Итого |
|---|---|---|
| 10 дневных | 480 − 30 = 450 | 4 500 минут |
| 4 ночные | 720 − 45 = 675 | 2 700 минут |
| Всего 14 смен | 4 500 + 2 700 | 7 200 минут = 120 часов |
Проверьте смены на границе месяцев
ShiftPlum выбирает события по дате начала. Смена с 20:00 30 ноября до 08:00 1 декабря целиком попадёт в ноябрьский период. Для статистики и экспорта она не делится автоматически на части до и после полуночи.
Если внешний отчёт распределяет часы по дням, когда они отработаны, такую смену нужно сверить отдельно. Сохраните исходное время начала и окончания, а перерыв отнесите к нужной части по своим записям. Не делите его произвольно, если не знаете, когда он был.
Настройте фильтры в статистике
Откройте «Статистику», выберите даты и календарь. Если нужны только рабочие смены, укажите категорию «Работа». Очистите оставшийся поисковый запрос и убедитесь, что нужные календари видимы. Проверьте подробные строки отчёта, а не только крупную итоговую цифру.
Посмотрите первую и последнюю строки, слишком короткие и длинные смены, а также дни с двумя похожими событиями. Личная встреча с заданным временем может добавить часы при выборе всех категорий. Фильтр должен соответствовать задаче отчёта.
Найдите причину расхождения
Частые причины — пропущенная смена, дубль, дважды вычтенный перерыв, неверный день окончания ночной смены или другой отчётный период. При переводе часов важен и часовой пояс календаря. Сверяйте события по одному, пока не найдёте источник разницы.
На оценку заработка дополнительно влияют сохранённые ставки, фиксированные суммы, настройки сверхурочных для отдельного события и удержания. Совпадение часов ещё не означает совпадения с расчётным листком. Разные валюты проверяйте отдельно, а начисления сверяйте с документами работодателя.
Сохраните отчёт, который можно проверить
Когда даты и строки совпадают с вашими записями, выгрузите календарь за нужный период в CSV. Оставьте исходный файл без изменений, а правки делайте в рабочей копии. В названии укажите период, чтобы не перепутать старую выгрузку с новой.
Для чтения или печати сохраните отфильтрованную статистику в PDF через окно печати. Перед сохранением проверьте предпросмотр. Любой файл отражает данные на момент выгрузки: после исправления смены создайте новую версию и обозначьте её как актуальную.